Od 1 stycznia 2025 roku niemiecki rynek biznesowy wkroczył w nową erę cyfryzacji, wprowadzając obowiązek wystawiania i przesyłania faktur wyłącznie w formacie elektronicznym. Ta rewolucyjna zmiana, będąca częścią szerszej europejskiej strategii digitalizacji, ma na celu standaryzację procedur księgowych oraz usprawnienie procesów rozliczeń podatkowych. Nowe przepisy, które dotyczą wszystkich przedsiębiorstw działających w Niemczech, znacząco przekształcają sposób prowadzenia biznesu, otwierając nowe możliwości dla efektywności i integracji na poziomie międzynarodowym.

 

 

Co to są faktury elektroniczne?

Elektroniczna faktura to dokument tworzony, wysyłany i otrzymywany w cyfrowym formacie strukturalnym, który pozwala na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe. Aby e-faktura była akceptowalna, musi spełniać wymogi europejskiej normy EN 16931, co wyklucza możliwość korzystania ze zwykłych dokumentów PDF czy w wersji papierowej.

W Niemczech przyjęto dwa preferowane formaty: XRechnung – standard w formacie XML rekomendowany przez administrację niemiecką i zgodny z normą EN 16931 oraz ZUGFeRD – format hybrydowy, łączący dane cyfrowe w kodzie z dokumentem czytelnym dla użytkownika, na przykład w formie PDF.

 

Wprowadzenie przepisów dotyczących e-faktur ma na celu zwiększenie przejrzystości transakcji i zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych, a także obniżenie kosztów administracyjnych i przyspieszenie obiegu dokumentów między firmami. Na szczeblu europejskim planowane jest również wdrożenie systemu Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), który ma na celu ujednolicenie i ułatwienie wymiany e-faktur między partnerami biznesowymi w Unii Europejskiej.

 

Wprowadzenie e-faktur w Niemczech — kogo dotyczy zmiana?

 

Zmiany regulacyjne dotyczące e-fakturowania obejmują wszystkie transakcje typu B2B, w których zarówno dostawca, jak i odbiorca prowadzą działalność gospodarczą na terenie Niemiec. Polskie przedsiębiorstwa muszą również przestrzegać tych zasad, jeśli sprzedają swoje produkty lub usługi na niemieckim rynku, mają oddział lub inne stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech, lub realizują lokalne transakcje B2B regulowane przez niemieckie prawo podatkowe. Obowiązek stosowania e-faktur nie ma zastosowania do faktur o wartości mniejszej niż 250 euro, transakcji z osobami fizycznymi (B2C) oraz transakcji transgranicznych, na przykład między Polską a Niemcami.

 

Jakie nowe obowiązki mają przedsiębiorcy?

 

Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorstwa muszą być przygotowane na przyjęcie nowych wymogów dotyczących faktur elektronicznych. Każda firma będzie zobowiązana do posiadania systemu umożliwiającego odbiór dokumentów w takich formatach jak XRechnung czy ZUGFeRD. Ponadto z początkiem 2027 roku obowiązek wystawiania elektronicznych faktur będzie sukcesywnie rozszerzany, począwszy od przedsiębiorstw o obrotach przekraczających 800 000 euro rocznie, a skończywszy na obowiązku ogólnym dla wszystkich firm w 2028 roku. Faktury, które nie będą odpowiadać nowym regulacjom, na przykład papierowe lub w formacie PDF bez strukturyzowanych danych, zostaną zaklasyfikowane jako „inne faktury” i nie będą akceptowane przez niemiecką administrację podatkową.

 

Przejściowe okresy do 2028 roku

 

Mimo wdrożenia obowiązkowego systemu e-fakturowania, przedsiębiorstwa działające na terenie Niemiec mają prawo do stosowania tradycyjnych metod fakturowania, takich jak dokumenty w formacie PDF, do końca 2027 roku. Warunkiem ich prawidłowego uznania jest jednak zgoda odbiorcy faktury na taki sposób jej wystawienia. Co istotne, obowiązujące przepisy przewidują, że brak wyraźnego sprzeciwu ze strony odbiorcy może być interpretowany jako domniemana akceptacja faktur w formie PDF. Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to uproszczenie procesów administracyjnych w okresie przejściowym, ponieważ eliminuje konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji potwierdzającej uzyskanie formalnych zgód.

 

Jak przygotować się do nowych przepisów?

 

Mimo że pełne wdrożenie obowiązkowego systemu e-fakturowania nastąpi dopiero w 2028 roku, przedsiębiorstwa nie powinny zwlekać do ostatniej chwili z implementacją odpowiednich rozwiązań technologicznych. Okres przejściowy warto wykorzystać na przeprowadzenie szkoleń dla pracowników oraz dostosowanie systemów księgowych do nowego standardu fakturowania. Istotnym aspektem przygotowań jest również zapewnienie, że wszyscy współpracujący kontrahenci, w tym dostawcy oraz partnerzy biznesowi, są gotowi na wdrożenie e-fakturowania. Wczesne zaimplementowanie niezbędnych procesów pozwoli uniknąć stresu oraz potencjalnych komplikacji tuż przed zakończeniem okresu przejściowego.

 

Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorstwa nadal będą mogły wystawiać faktury papierowe oraz e-faktury w formatach niespełniających nowych wymogów, jednak dokumenty w formie papierowej stracą swoją nadrzędność. Przejściowe regulacje obejmują również funkcjonujące już systemy EDI (elektronicznej wymiany danych), co umożliwia firmom dostosowanie swoich systemów do nowych standardów.

 

Do 31 grudnia 2027 roku przedsiębiorstwa, których roczny obrót nie przekracza 800 000 euro, będą mogły nadal korzystać z faktur papierowych oraz e-faktur w formatach niezgodnych z nowymi regulacjami. Po upływie tego terminu obowiązek stosowania jednolitego standardu e-fakturowania obejmie wszystkie podmioty gospodarcze.