Od 1 stycznia 2025 roku każda firma działająca w Niemczech musi wystawiać i przesyłać faktury wyłącznie w formacie elektronicznym. To innowacja wpisuje się w szerszą europejską strategię cyfryzacji, mającą na celu ujednolicenie procesów księgowych oraz ułatwienie rozliczeń podatkowych.

 

Co to są faktury elektroniczne?

E–faktura w Niemczech to dokument cyfrowy, który jest tworzony, przesyłany i odbierany w formacie umożliwiającym automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe. Konieczne jest, aby format tego dokumentu był zgodny z europejską normą EN 16931, co wyklucza stosowanie standardowych PDF-ów i faktur papierowych jako niewystarczających.

W Niemczech akceptowane są dwa główne standardy e-faktur:

● XRechnung, który jest zalecanym przez administrację niemiecką formatem XML zgodnym z normą EN 16931,
● ZUGFeRD, będący formatem hybrydowym, łączącym dane elektroniczne z dokumentem w formacie czytelnym, jak PDF.

 

Celem wprowadzenia przepisów dotyczących e-faktur jest zwiększenie przejrzystości transakcji oraz ograniczenie ryzyka oszustw podatkowych. Dążą one również do zmniejszenia kosztów administracyjnych i przyspieszenia wymiany dokumentów między firmami.

Na poziomie europejskim trwają prace nad wdrożeniem systemu Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), który ma na celu standaryzację i ułatwienie wymiany e-faktur między podmiotami gospodarczymi w całej Unii Europejskiej.

 

Kto musi przejść na e-fakturę?

 

Wszystkie transakcje między firmami (B2B) prowadzone w Niemczech, w których zarówno dostawca, jak i odbiorca posiadają siedzibę lub stałe miejsce działalności w tym kraju, podlegają pewnym zmianom. Dotyczy to także polskich firm, które sprzedają produkty lub usługi na niemieckim rynku, posiadają tam oddział lub inne stałe miejsce prowadzenia działalności, lub realizują lokalne transakcje B2B zgodne z niemieckim prawem podatkowym.

 

Nie jest wymagane stosowanie e-fakturowania dla faktur o wartości mniejszej niż 250 euro, transakcji z konsumentami (B2C) oraz

transakcji transgranicznych, na przykład między Polską a Niemcami.

 

Jakie nowe obowiązki mają przedsiębiorcy?

 

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy powinny być przygotowane na adaptację nowych regulacji dotyczących e-faktur. Każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do posiadania systemu, który umożliwia przyjmowanie faktur w elektronicznym formacie, takim jak XRechnung lub ZUGFeRD. Dodatkowo zaczynając od roku 2027, firmy o obrotach przekraczających 800 000 euro będą musiały wystawiać faktury elektroniczne, z rosnącym wymogiem, który do roku 2028 rozszerzy się na wszystkie przedsiębiorstwa.

 

Faktury, które nie będą spełniać tych nowych standardów, na przykład faktury papierowe lub PDF-y bez danych w ustrukturyzowanym formacie, będą klasyfikowane jako „inne faktury” i nie będą akceptowane przez niemiecką administrację podatkową.

 

Jak wygląda faktura XML?

 

Gdy otworzysz fakturę w formacie XML, ukaże się ona jako ciąg tekstowy. Ten kod umożliwia systemom księgowym automatyczne wydobywanie informacji, takich jak nazwa sprzedawcy, numer faktury czy sumy do zapłaty. Chociaż plik nie posiada tradycyjnego układu graficznego, istnieje możliwość przekształcenia go w łatwo zrozumiały format przy użyciu specjalistycznych narzędzi.

 

Dokument ten porusza także temat aktualizacji przepisów dotyczących VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass) w odpowiedzi na nowe wymagania oraz wprowadza tymczasowe regulacje dotyczące implementacji faktur elektronicznych, co ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom odpowiednie przygotowanie się do tych zmian. Kluczowym zamierzeniem wprowadzenia obowiązkowych faktur elektronicznych jest podniesienie efektywności procesów biznesowych, zmniejszenie liczby błędów księgowych oraz przyspieszenie przetwarzania dokumentów, co w efekcie obniża koszty administracyjne firm.