Dlaczego automatyzacja księgowości staje się standardem na rynku niemieckim?

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w Niemczech lub współpracujesz z niemieckimi kontrahentami, wybór odpowiedniego systemu księgowego ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo rozliczeń i sprawność codziennej pracy. Niemiecki system podatkowy od kilku lat konsekwentnie zmierza w kierunku cyfryzacji procesów finansowych, a jednym z najważniejszych elementów tej zmiany jest rozwój elektronicznego fakturowania (E-Rechnung).

Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy realizujący krajowe transakcje B2B mają obowiązek odbierania ustrukturyzowanych e-faktur, natomiast kolejne etapy reformy przewidują obowiązek ich wystawiania dla większych przedsiębiorstw od 2027 roku i dla pozostałych firm od 2028 roku. Oznacza to, że tradycyjny plik PDF nie spełnia już wymagań stawianych elektronicznym fakturom. Dokument powinien być zgodny z normą EN 16931, a najczęściej wykorzystywane formaty to XRechnung oraz ZUGFeRD.

Dlaczego zgodność z GoBD i obsługa e-faktur mają kluczowe znaczenie przy wyborze programu?

Podczas wyboru programu nie warto kierować się wyłącznie liczbą dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest sprawdzenie, czy oprogramowanie spełnia wymagania niemieckiego prawa podatkowego. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) określa zasady prowadzenia, przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji elektronicznej.

Dokumenty księgowe muszą być kompletne, niezmienne, możliwe do odtworzenia oraz przechowywane przez wymagany okres. Jeżeli program nie spełnia tych wymogów, przedsiębiorca może narazić się na problemy podczas kontroli prowadzonej przez Finanzamt. Równie istotna jest obsługa formatów XRechnung i ZUGFeRD, które umożliwiają wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi bez konieczności ręcznego przepisywania informacji z faktur.

Jakie funkcje powinien oferować nowoczesny program do automatyzacji księgowości w Niemczech?

Samo wystawianie faktur nie wystarczy, aby oprogramowanie można było uznać za nowoczesne. Jeżeli planujesz prowadzić działalność na rynku niemieckim, wybierz rozwiązanie, które obsłuży cały proces obiegu dokumentów – od odebrania faktury, przez jej automatyczne odczytanie i zaksięgowanie, aż po bezpieczną archiwizację. Nowoczesne oprogramowanie księgowe na rynek niemiecki powinno eliminować powtarzalne czynności, ograniczać liczbę błędów oraz zapewniać zgodność z obowiązującymi przepisami. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy program oferuje:

• zgodność z wytycznymi GoBD dotyczącymi elektronicznego prowadzenia dokumentacji księgowej,
• obsługę e-faktur w formatach XRechnung oraz ZUGFeRD zgodnych z normą EN 16931,
• technologię OCR umożliwiającą automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych,
• eksport danych do systemu DATEV wykorzystywanego przez niemieckich doradców podatkowych,
• elektroniczną archiwizację dokumentów zgodną z niemieckimi przepisami,
• integrację z systemem ELSTER wykorzystywanym do elektronicznej komunikacji z administracją podatkową,
• aplikację mobilną umożliwiającą szybkie skanowanie i przesyłanie dokumentów do systemu księgowego.

Im więcej z tych funkcji oferuje wybrane rozwiązanie, tym sprawniej przebiega codzienna obsługa księgowości, łatwiejsza staje się współpraca z doradcą podatkowym, a firma jest lepiej przygotowana do obowiązujących i planowanych wymagań niemieckiego systemu e-fakturowania.

Dlaczego DATEV Unternehmen online pozostaje najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez niemieckie biura rachunkowe?

Jeżeli współpracujesz z niemieckim doradcą podatkowym, bardzo prawdopodobne, że spotkasz się z systemem DATEV Unternehmen online. Jest to jedno z najbardziej rozpoznawalnych rozwiązań na rynku niemieckim, wykorzystywane przez tysiące biur rachunkowych oraz kancelarii podatkowych. Program umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a Steuerberaterem, import wyciągów bankowych, zarządzanie płatnościami, cyfrowe zatwierdzanie dokumentów oraz przygotowanie danych do księgowania.

Dokumenty przechowywane są w bezpiecznym środowisku chmurowym DATEV, dzięki czemu przedsiębiorca i księgowy mają stały dostęp do aktualnych informacji. Dużą zaletą systemu pozostaje rozbudowana integracja z rozwiązaniami kadrowo-płacowymi oraz finansowymi wykorzystywanymi na rynku niemieckim. DATEV Unternehmen online jest szczególnie polecany spółkom GmbH, średnim przedsiębiorstwom oraz firmom prowadzącym pełną księgowość i regularnie współpracującym z doradcą podatkowym.

Kiedy lepszym wyborem będą Lexware Office lub sevdesk?

Nie każda firma potrzebuje tak rozbudowanego środowiska jak DATEV. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, pracujesz jako freelancer lub zarządzasz niewielką firmą usługową, znacznie lepszym rozwiązaniem mogą okazać się Lexware Office albo sevdesk.

Lexware Office łączy fakturowanie, prowadzenie księgowości uproszczonej, integrację z bankowością elektroniczną, kontrolę płatności oraz przygotowanie danych do rozliczeń podatkowych. Program umożliwia eksport danych do DATEV, dlatego sprawdza się również wtedy, gdy część obowiązków księgowych wykonujesz samodzielnie, a końcowe rozliczenia prowadzi doradca podatkowy.

sevdesk wyróżnia się natomiast wysokim poziomem automatyzacji.

Oprogramowanie wykorzystuje technologię OCR do odczytywania danych z faktur, automatycznie kategoryzuje dokumenty, synchronizuje płatności z rachunkiem bankowym oraz obsługuje wystawianie i odbieranie e-faktur. Lexware Office jest często wybierany przez mikroprzedsiębiorców i freelancerów, natomiast sevdesk dobrze sprawdza się w małych i średnich firmach, które chcą ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności podczas codziennej obsługi księgowości.

Artykuł Automatyzacja księgowości – przegląd programów na rynek niemiecki  pochodzi z serwisu Niemcy Biznes Expert.