Jak sprawdzić, gdzie biuro zużywa za dużo energii, wody i materiałów?

Twoje biuro może zużywać energię długo po wyjściu ostatniego pracownika. Jak sprawdzić skalę problemu? Zbierz faktury i odczyty liczników z ostatnich 12 miesięcy. Porównaj zużycie prądu w kWh, wody w m³ i ciepła w jednostkach podanych przez dostawcę. Oddziel zużycie od kosztów. Niższa faktura może wynikać z lepszej ceny, a nie z oszczędzania zasobów.

Zajrzyj do pomieszczeń po zakończeniu pracy. Czy w pustej sali świeci światło? Czy monitory nadal działają? Czy klimatyzacja chłodzi biuro przez całą noc? Urządzenia pracujące bez potrzeby to dobry punkt wyjścia do zmian. ENERGY STAR wskazuje harmonogramy pracy instalacji i ustawienia sprzętu jako sposoby ograniczania strat energii w budynkach komercyjnych.

Porównując miesiące, uwzględnij liczbę obecnych pracowników, dni pracy i używaną powierzchnię. Spadek zużycia podczas urlopów nie musi być zasługą nowych zasad. Wynajmujesz lokal? Zapytaj zarządcę o rozliczanie mediów. Przy opłatach zależnych od metrażu Twoje działania mogą nie obniżyć od razu rachunku.

Sprawdź również szafki z materiałami. Kontrola zapasów pomaga uniknąć zakupu papieru, który już masz, albo tonerów do nieużywanej drukarki. Porównaj zamówienia z rzeczywistym zużyciem. Zobaczysz, gdzie pieniądze trafiają w produkty, które nie są potrzebne.

Jak obniżyć koszty oświetlenia, ogrzewania i klimatyzacji?

Sala używana przez godzinę nie potrzebuje światła przez cały dzień. W magazynkach i rzadko odwiedzanych pomieszczeniach rozważ czujniki obecności. Przy oknach przydatne może być sterowanie reagujące na światło dzienne. Technologię LED można łączyć z takimi rozwiązaniami. Przy wyborze opraw uwzględnij też olśnienie i komfort czytania oraz pracy przy monitorze.

Ile możesz zaoszczędzić? Pomnóż moc oświetlenia przez czas jego działania. Przykładowo 20 opraw po 40 W, pracujących przez 2000 godzin rocznie, zużywa 1600 kWh. Oprawy po 20 W zużyłyby 800 kWh, jeśli zapewniałyby odpowiednią jakość oświetlenia. To przykład obliczeniowy. Wynik dla Twojego biura zależy od parametrów instalacji.

Sprawdź ustawienia ogrzewania i chłodzenia poza godzinami pracy. Zmiany uzgodnij z obsługą techniczną, aby pomieszczenia miały odpowiednią temperaturę przed przyjściem zespołu. Latem korzystaj z osłon przeciwsłonecznych. Upewnij się też, że klimatyzacja nie chłodzi wnętrza, które jednocześnie ogrzewają grzejniki.

Oszczędzaj bez pogarszania warunków pracy. Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie może być niższa niż 18°C, o czym przypomina PIP. To minimum prawne, a nie temperatura komfortowa dla każdego. Zachowaj również niezbędną wentylację. Duszne pomieszczenie nie jest rozsądną ceną za niższy rachunek.

Jak ograniczyć zużycie prądu przez sprzęt i zmniejszyć liczbę wydruków?

Zanim wymienisz sprzęt, sprawdź jego ustawienia. ENERGY STAR zaleca automatyczne usypianie komputerów i monitorów oraz tryby oszczędzania energii w drukarkach. Uzgodnij konfigurację z IT. Niektóre urządzenia wykonują po godzinach aktualizacje lub kopie zapasowe, więc ich wyłączanie trzeba dopasować do tych zadań.

Wprowadź kilka czytelnych zasad:

• ustaw automatyczne uśpienie po okresie bezczynności dopasowanym do sposobu pracy;
• wyłączaj sprzęt, który nie musi działać stale. Listę przygotuj wspólnie z osobą odpowiedzialną za IT;
• sprawdź wykorzystanie drukarek. Zanim zastąpisz kilka urządzeń jednym, oceń liczbę wydruków, kolejki i poufność dokumentów;
• włącz domyślny druk dwustronny, jeśli przeznaczenie dokumentu na to pozwala;
• udostępniaj materiały robocze elektronicznie. Ustal wspólne miejsce przechowywania i oznaczania aktualnych wersji;
• rozważ potwierdzanie odbioru przy drukarce. Ograniczysz liczbę dokumentów pozostawionych na tacy.

Największą korzyść daje rezygnacja z wydruku, który nie jest potrzebny. Elektroniczne udostępnianie materiałów rekomenduje także EPA. Zacznij od agend spotkań, roboczych prezentacji i dokumentów, które zespół może wygodnie przeczytać na ekranie.

Warto rozróżniać strony i arkusze. Dokument liczący 20 stron zajmie przy druku dwustronnym 10 arkuszy zamiast 20. Zużyjesz o połowę mniej papieru, ale nadal zadrukujesz tę samą liczbę stron. Nie oczekuj więc automatycznie równie dużej oszczędności tonera.

Jak kupować wyposażenie i materiały, żeby ograniczyć wydatki oraz odpady?

Zanim zamówisz materiały, sprawdź, czego rzeczywiście brakuje. Wspólny rejestr zapasów papieru, tonerów i środków czystości ułatwia kontrolę zakupów. Zapisuj ilości i miejsce przechowywania. Większe opakowanie wybieraj wtedy, gdy wykorzystasz całą zawartość. Produkt pozostawiony w szafce nie staje się oszczędnością dzięki niższej cenie jednostkowej.

Przy wyposażeniu sprawdzaj koszt całego okresu użytkowania. Tania drukarka może wymagać drogich tonerów i częstego serwisu. Przy fotelu liczą się gwarancja, dostępność części i możliwość naprawy. Uszkodzone kółko nie musi być powodem do wyrzucenia sprawnego mebla.

Zastanów się, czy wyposażenie można naprawić lub przenieść do innego pokoju. Ponowne wykorzystanie ma pierwszeństwo przed recyklingiem w hierarchii gospodarowania odpadami opisywanej przez EPA. W przypadku komputerów sprawdź dodatkowo wydajność i możliwość korzystania ze wspieranego oprogramowania.

Przy nowych zakupach pomocne jest EU Ecolabel. Kryteria dla mebli obejmują m.in. trwałość i naprawialność, a dla papieru pochodzenie włókien oraz wykorzystanie zasobów. Środki czystości porównuj także według dozowania. Cena butelki to za mało: sprawdź, ile roztworu do sprzątania z niej przygotujesz.

Jak oszczędzać wodę i poprawnie segregować odpady w biurze?

Cieknący kran generuje straty także nocą i w weekendy. Dlatego zacznij od naprawy nieszczelnych baterii i spłuczek. Program WaterSense wskazuje pomiary i wykrywanie wycieków jako podstawy zarządzania wodą w budynkach komercyjnych. Masz własny licznik? Porównaj odczyty przed okresem nieobecności zespołu i po nim.

W kuchni zadbaj o odpowiednie zapełnianie zmywarki. Nie uruchamiaj jej dla kilku kubków, ale też nie przeładowuj: niedomyte naczynia mogą wymagać ponownego cyklu. Udostępnij naczynia wielorazowe i ustal zasady opróżniania urządzenia. Catering zamawiaj według potwierdzonej liczby uczestników i doświadczeń z poprzednich spotkań.

Ustaw pojemniki tam, gdzie powstają odpady. Niebieski służy do papieru, żółty do metali i tworzyw sztucznych, zielony do szkła, a brązowy do bioodpadów. Dodaj krótkie przykłady. Karton po mleku trafia do żółtego pojemnika. Zużyte ręczniki papierowe i zatłuszczony papier nie należą do makulatury.

Uzgodnij z ekipą sprzątającą osobne opróżnianie poszczególnych pojemników. Staranna segregacja nie przyniesie korzyści, jeśli odpady zostaną później wymieszane. Baterie, świetlówki i zużyty sprzęt elektryczny zbieraj odrębnie. Sposób ich przekazania ustal z odpowiednim odbiorcą.

Artykuł Ekologia w biurze – jak być „Green” i oszczędzać? pochodzi z serwisu Niemcy Biznes Expert.