Stanowi to część ogólnounijnego planu ViDA (VAT in the Digital Age), który ma na celu poprawę przejrzystości w obrocie gospodarczym oraz zmniejszenie luki podatkowej.

Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – Nowe rozumienie pojęcia e-faktury

Faktura elektroniczna, która od 2025 roku staje się obowiązkowym elementem dokumentacji księgowej, musi posiadać strukturę zgodną z normą EN 16931. Tylko dokumenty w formacie umożliwiającym maszynowe przetwarzanie – takie jak XRechnung czy ZUGFeRD – są uznawane za zgodne z prawem. Tradycyjny PDF wysyłany e-mailem nie spełnia nowych standardów, gdyż nie zawiera wymaganych danych strukturalnych umożliwiających automatyczne zaksięgowanie.

Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – Nowe obowiązki przedsiębiorstwa od stycznia 2025

Od początku 2025 roku każda firma zobowiązana jest do zapewnienia sobie technicznych i organizacyjnych możliwości przyjmowania e-faktur. Nie jest wymagane żadne wcześniejsze uzgodnienie z partnerem handlowym – obowiązek przyjęcia faktury elektronicznej jest jednostronny i niepodlegający negocjacji. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, musi być w stanie odebrać i przetworzyć fakturę w formacie ustrukturyzowanym.

Przedsiębiorcy mogą do końca 2027 roku wystawiać faktury w formie papierowej lub PDF, jeżeli odbiorca wyrazi na to zgodę. W przypadku firm o rocznych obrotach nieprzekraczających 800 000 euro okres przejściowy może zostać wydłużony o kolejny rok.

Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – Kwestie techniczne i zgodność z GoBD

Aby sprostać wymaganiom, przedsiębiorstwa muszą korzystać z oprogramowania zdolnego do tworzenia i odbierania faktur w odpowiednim formacie strukturalnym. W przypadku mniejszych firm dopuszczalne są nawet proste rozwiązania, o ile spełniają wymagania niemieckich wytycznych księgowych GoBD, które określają warunki dotyczące przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

GoBD wymaga, aby dokumenty były przechowywane w oryginalnej postaci, w sposób zapewniający ich nienaruszalność i dostępność przez co najmniej dziesięć lat. Wszystkie działania związane z fakturami muszą być udokumentowane, a systemy zapewniać pełną kontrolę dostępu i możliwość audytu. To oznacza, że nie wystarczy jedynie odebrać fakturę – trzeba ją również prawidłowo zarchiwizować i zabezpieczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – Podpis elektroniczny i autentyczność dokumentów

Według wymogów prawnych każda e-faktura musi zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści. Może się to odbywać poprzez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z niemiecką ustawą o podpisie elektronicznym. Alternatywnie możliwe jest stosowanie systemów EDI lub struktur opartych na platformie PEPPOL, która umożliwia bezpieczną wymianę dokumentów z organami publicznymi.

Firmy nie są zobligowane do stosowania podpisu kwalifikowanego, o ile wdrożyły inne technicznie i proceduralnie bezpieczne metody zapewnienia autentyczności dokumentu. Kluczowe znaczenie mają tu spójność procedur wewnętrznych i zgodność z GoBD – co oznacza dokumentowanie przepływu informacji, kontroli dostępu oraz rozliczalności.

Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – Harmonogram wdrożenia regulacji

Obowiązek odbioru e-faktur rozpoczął się z dniem 1 stycznia 2025 roku. Od tego momentu żadna firma nie może odmówić przyjęcia faktury w formacie XRechnung lub ZUGFeRD. Wystawianie takich dokumentów nie jest jednak jeszcze obowiązkowe – możliwe jest nadal korzystanie z PDF lub papieru, jeśli partner biznesowy wyrazi zgodę.

Od 2026 roku wprowadzone zostaną dodatkowe obowiązki związane z wystawianiem faktur elektronicznych, chociaż nie będą one jeszcze powszechnie wymagane. Pełny obowiązek obejmujący wszystkie przedsiębiorstwa w Niemczech wejdzie w życie 1 stycznia 2028 roku, po zakończeniu okresu przejściowego.

Przygotowanie organizacyjne – krok po kroku

Aby dostosować firmę do nowych przepisów, konieczne jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego i wdrożenie niezbędnych zmian w systemach księgowych i informatycznych. Przedsiębiorcy powinni zacząć od sprawdzenia, czy aktualnie używane systemy ERP i księgowe obsługują formaty XRechnung i ZUGFeRD. Należy też upewnić się, że przechowywanie dokumentów spełnia wymogi GoBD.

Dobrą praktyką jest stworzenie centralnej skrzynki mailowej lub portalu do odbioru faktur, integracja tego kanału z systemami księgowymi oraz przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za przetwarzanie dokumentów finansowych. W razie potrzeby warto także zainwestować w rozwiązania do podpisu elektronicznego oraz systemy walidacji danych XML.

Jak zmiany wpływają na przedsiębiorstwa?

Przejście na ustrukturyzowaną formę fakturowania niesie ze sobą szereg korzyści. Przede wszystkim automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas i zredukować liczbę błędów, które często wynikają z ręcznego wprowadzania danych. Zwiększa się również bezpieczeństwo transakcji, poprawia kontrola finansowa i zmniejsza ryzyko pomyłek podatkowych.

Nowe przepisy nie tylko modernizują system finansowy, ale również wzmacniają pozycję firm na rynku poprzez zwiększenie ich wiarygodności, transparentności i zgodności z przepisami prawa. Ułatwiają także współpracę z instytucjami publicznymi oraz partnerami zagranicznymi dzięki standaryzacji procesów.

Artykuł Obowiązki cyfryzacyjne w Niemczech – co musisz wiedzieć? pochodzi z serwisu Niemcy Biznes Expert.